輕松標(biāo)注Excel表格中的無(wú)效數(shù)據(jù)
 
 
   校對(duì)數(shù)據(jù)是我們?cè)谌粘＾k公中經(jīng)常要做的工作，對(duì)于含有大量數(shù)據(jù)的表格，如何快速找到無(wú)效的錄入數(shù)據(jù)、提高我們校對(duì)的效率是不少朋友急于想了解的，今天我教大家兩招我總結(jié)出來(lái)的心得，希望對(duì)大家有所啟發(fā)?！D1為單位*季度的加班統(tǒng)計(jì)表，領(lǐng)導(dǎo)讓會(huì)計(jì)室小卜統(tǒng)計(jì)出來(lái)好計(jì)發(fā)加班費(fèi)以調(diào)動(dòng)職工的積極性，小卜花了一晚上時(shí)間終于把全廠2000多名職工的加工統(tǒng)計(jì)表搞出來(lái)了，實(shí)在累得夠嗆，再也沒(méi)有精力校對(duì)了。他讓我想想辦法能不能把超出范圍的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)快速找出來(lái)，由于單位規(guī)定，每人每月的加班時(shí)間不得超過(guò)90小時(shí)（出于職工的健康著想），我給他介紹了下面的兩種辦法:

圖1

　　1． 使用條件格式

　　選中表格中的數(shù)據(jù)區(qū)域（從C列到F列），單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令，在彈出的“條件格式”的對(duì)話框的“條件1”列表中選擇“公式”，在其右側(cè)的文本框中輸入公式“=or (c1<0,c1>90)”（如圖2），單擊“格式”按鈕，此時(shí)彈出 “單元格格式”對(duì)話框，切換到“字體”選項(xiàng)卡，將文字“顏色”選擇為“紅色”，完成設(shè)置后依次單擊“確定”按鈕返回到數(shù)據(jù)表格中，瀏覽一下表格，是不是看到超出范圍的數(shù)字已經(jīng)被標(biāo)注了紅顏色，這樣改起來(lái)就方便多了。

圖22． 利用數(shù)據(jù)有效性圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)

　　一般情況下，在錄入數(shù)據(jù)之前設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性可避免錄入超出指定范圍的非常規(guī)數(shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)錄入完成后設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性有什么作用呢？通過(guò)下面的介紹大家就會(huì)明白了。

　　選中表格中需要設(shè)置有效性的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，按圖3所示進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，單擊“確定”按鈕返回?cái)?shù)據(jù)表中（此時(shí)表格的數(shù)據(jù)中看不到有什么變化）。

圖3

　　右擊工具欄打開(kāi)“公式審核”工具欄，單擊工具欄中的“圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)”按鈕，此時(shí)我們會(huì)發(fā)現(xiàn)表格中的無(wú)效數(shù)據(jù)都被清清楚楚地標(biāo)注出來(lái)了（如圖4）。

圖4

　　Cico提示:以上兩種方法都可以輕松地標(biāo)注表格中的無(wú)效數(shù)據(jù)，這些無(wú)效數(shù)據(jù)只要修改到指定的范圍內(nèi)，標(biāo)注就會(huì)同時(shí)被取消，不會(huì)影響數(shù)據(jù)的分析和打印。