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解析發(fā)票和收據的關系
首先來談談發(fā)票和收據的關系，相同點:
發(fā)票和收據都是原始憑證，它們都可以證明收支了某項款項;不同點:收據收取的款項只能是往來款項，收據所收支款項不能作為成本、費用或收入，只能作為收取往來款項的憑證，而發(fā)票不但是收支款項的憑證，而且憑發(fā)票所收支的款項可以做為成本、費用或收入，也就是說發(fā)票是發(fā)生的成本、費用或收入的原始憑證;對于顧客所索要不同的憑證，這要根據他的目的而分，有的人是為企業(yè)辦事，需要到企業(yè)報銷費用，這時他必須索要發(fā)票，否則他不能報銷，因為收據不能做成本或費用的原始憑證。而有些人只是為證明他收了或付了某些款項，并不想作為報銷憑證，開票就要交稅，開收據不用交稅，索要發(fā)票要比索要收據的價格要高，所以這時這些人就索要收據而不索要發(fā)票。發(fā)票是從稅務機關購買的。其實商品含稅和不含稅是指商品價格含稅和不含稅。在銷售商品時，如果開的是普通發(fā)票，它所標示的價格就是含稅價格，如果開的是增值稅專用發(fā)票，那么它標示的價格就是不含稅的價格。
也即:發(fā)票可以作為報銷的憑證，列入成本費用;而收據僅僅能夠證明發(fā)生的現金關系，而無法列入成本費用。
一、關于收據
1.收據的類型含收款收據及付款收據。涉及往來類的收據(不能與收入費用掛鉤)的收據，可以用來做賬;付款收據也可做賬，但計算企業(yè)應稅所得時不得在稅前扣除。
收據能否入賬，要看收據的種類及使用范圍。收據可分為內部收據和外部收據。外部收據又分稅務*監(jiān)制、財政*監(jiān)制、部隊收據三種。內部收據是單位內部的自制憑據，也就是我們所說的自制的原始憑證。用于單位內部發(fā)生的業(yè)務，如材料內部調撥、收取員工押金、退還多余出差借款等，這樣的內部自制收據是合法的憑據，可作為成本費用入賬。單位之間發(fā)生業(yè)務往來，收款方在收款以后不需要納稅的，收款方就可以開具稅務*監(jiān)制的收據。行政事業(yè)單位發(fā)生的行政事業(yè)性收費，可以使用財政*監(jiān)制的收據。單位與部隊之間發(fā)生業(yè)務往來，按照規(guī)定不需要納稅的，可以使用部隊監(jiān)制的收據，這種收據也可以入賬。
2.涉及的費用，你收的是收據，如果是農產品或廢舊物資等，你可以拿來作賬，但要稅前扣除。如果是向正規(guī)公司購進原材料不索要發(fā)票，這不僅僅是你公司利益受損，還會受到稅務機關罰款。
3.行政事業(yè)單位的專用收據可以做賬。
4.自制的原始發(fā)票可以入賬，包括去文具店買東西的收據，但是在交稅時，都要扣回來。
5.資金往來收據，應到地稅局領購，才是規(guī)范的。二、關于發(fā)票
根據《*人民共和國發(fā)票管理辦法》第三條、第二十條、第二十五條規(guī)定，發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的收付款憑證，是合法的憑證。
至于入賬方面，收據可不可以入賬，有些人聽了，斬釘截鐵地說“不可以!”其實，這樣的回答是片面的。說收據可以入賬或者不可以入賬都是以偏概全。在一些情況下，收據是可以入賬的，但是在另外一些情況下，收據是不可以入賬的，要具體情況區(qū)分對待。
審計審查時，對于原始憑證的票據，一般依據的是“合理”、“合法”兩條，而稅務機關的依據就只有合法一條，當然，對于一些金額較小的開支，如果合情理，一些地方的稅務機關也是不會追究的，比如企業(yè)飯?zhí)迷谧杂墒袌霾少彽囊恍┎似罚@些小額開支是不大可能取得發(fā)票的。自制收據有時候欠缺“合法”性，所以一般不能據以入賬。
一般來說，收據可以用在企業(yè)內部的與經營無關的往來款項的憑證，對于外部的支出，如果要進入成本費用的，原則上是必須要有發(fā)票的，但是，如果是在一些行政*交納管理費用，有時候對方開具的是財政統(tǒng)一印制的行政事業(yè)單位專用收據，這種收據是可以入賬的，比如一些地方的會計人員后續(xù)培訓是由當地財政舉辦的，財政局舉辦的培訓收費，開具的就是這種收據，企業(yè)可以依據入賬，還有一些企業(yè)收取的手續(xù)費，開具的是統(tǒng)一制定的收據，如到郵政甚至一些銀行進行轉賬支付，其收取的手續(xù)費所開具的票據就是專用專制的收據，是可以入賬的。如果企業(yè)對外發(fā)生的一般經濟業(yè)務，取得收據一般是無效的，如果據以入賬，進入了成本費用的話，稅務*查到后，要調整增加應納稅所得額征收企業(yè)所得稅甚至追加罰款。但是，對外的經濟業(yè)務中，有一些業(yè)務由于不符合發(fā)票開具的條件而不能開具發(fā)票的，可以開具收據入賬，比如支付的合同違約金等。
修改后的《*人民共和國發(fā)票管理辦法》作出如下規(guī)定:“第十九條銷售商品、提供服務以及從事其他經營活動的單位和個人，對外發(fā)生經營業(yè)務收取款項，收款方應當向付款方開具發(fā)票;特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。第二十條所有單位和從事生產、經營活動的個人在購買商品、接受服務以及從事其他經營活動支付款項，應當向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。第二十一條不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收?！?收據不能入賬的理解應該是從此而來。
從經上規(guī)定可以看出“所有單位和從事生產、經營活動的個人在購買商品、接受服務以及從事其他經營活動支付款項，應當向收款方取得發(fā)票?！币簿褪钦f，企業(yè)在采購及經營活動中應該取得發(fā)票，否則不得入賬。
凡涉及損益的項目，必須取得正式發(fā)票，否則不能所得稅稅前列入(也就是常說的不能入賬)，這一點比較容易理解，所有費用均需要發(fā)票，所有采購(*要轉入生產成本、銷售成本)也需要取得發(fā)票;其次涉及資產增加的項目也需要取得正式發(fā)票，比如原料采購、進貨需要正式發(fā)票，再比如購買機器設備帶來資產的增加，從長期看固定資產通過折舊的形式進入費用，所得稅稅前抵扣，也需要取得正式發(fā)票，同理無形資產、長期待攤費用等均需取得發(fā)票。其他方面收據是可以記賬的，比如付款業(yè)務:某公司一次性購入100萬元商品，*次付款50萬元，第二次付款50萬元。第二次的付款已沒有發(fā)票作為原始憑證了，這時候收據是可以作為原始憑證的。
收據能不能入賬，實際是能不能企業(yè)所得稅稅前列支的問題，如果確實無法取得正式發(fā)票，收據也可以作為原始憑證記賬，但不能稅前列支，在申報企業(yè)所得稅時予以剔除。
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