財務(wù)處理軟件系統(tǒng)是會計電算化軟件系統(tǒng)的核心模塊，商品化的賬務(wù)系統(tǒng)通常由以下部分組成：系統(tǒng)初始化、記賬憑證輸入、記賬結(jié)賬、賬簿處理、報表處理等幾個部分。要使財務(wù)處理軟件能夠正常運行，必須首先完成系統(tǒng)的初始化，也就是建賬。那么，財務(wù)軟件如何建賬呢？ ?

? 財務(wù)處理軟件建賬是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設(shè)置。在建賬之前，會計科目還沒有設(shè)立，前期各科目的余額和發(fā)生額也無法輸入，所以，建賬是財務(wù)處理軟件正式使用之前必經(jīng)的首要步驟。系統(tǒng)軟件的初始化也是賬務(wù)軟件使用中一次性的工作，系統(tǒng)初始化過程中設(shè)定的會計科目代碼結(jié)構(gòu)及一些參數(shù)在結(jié)束建賬后即無法修改，系統(tǒng)初始化的質(zhì)量對賬務(wù)軟件的質(zhì)量和工作的效率將產(chǎn)生直接的影響；所以，系統(tǒng)軟件的初始化設(shè)置是非常重要的。下面從初始數(shù)據(jù)收集、編碼設(shè)置、數(shù)據(jù)輸入、環(huán)境設(shè)定等幾個方面談?wù)勏到y(tǒng)初始化。 ? （1）數(shù)據(jù)收集。系統(tǒng)初始化需要收集手工賬中的會計科目和各科目的余額，如從年度中間開始建賬還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以，需預(yù)先從手工賬中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集*層明細科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時輸入的數(shù)據(jù)準確、順利。 ? （2）編碼設(shè)置。賬務(wù)系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用代碼，在此主要介紹科目代碼的設(shè)置。建賬時要將收集到的會計科目加入賬務(wù)系統(tǒng)，建立賬務(wù)系統(tǒng)的會計科目體系。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了像手工賬務(wù)一樣要使用會計科目外，還要為每個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會計科目。 ? （3）數(shù)據(jù)輸入。完成上一步工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)。賬務(wù)系統(tǒng)在1月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是1月份的期初余額。如賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和1月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額，這是為會計報表所準備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計發(fā)生額，由于會計數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。 ? 在實際操作中大部分會計軟件都提供了簡化操作的方法，即只需輸入*層明細科目的年初余額和累計發(fā)生額，期初余額和各上級科目的年初余額、累計發(fā)生額、期初余額則由計算機自動匯總。如果設(shè)立了輔助核算項目，各輔助核算項目的年初余額和累計發(fā)生額也需在初始化時輸入。余額輸入完成后，計算機能檢測余額是否平衡。在確認各項余額輸入無誤后，即可結(jié)束建賬、固化余額，避免以后對初始余額的錯誤修改。 ? （4）記賬憑證類型*只設(shè)一種通用格式。查賬是會計人員日常工作的一個重要部分，在手工操作時用分類記賬憑證來處理會計業(yè)務(wù)，分別裝訂整理記賬憑證，以便于憑證的管理和方便查賬。會計人員可以按常見分類方法分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，也可根據(jù)單位的實際情況設(shè)定憑證類型。應(yīng)當(dāng)指出的是，記賬憑證分類不是一個必選項目，可以只用一種通用記賬憑證格式，即轉(zhuǎn)賬憑證。 ? 事實上，電算化后，查賬完全能通過計算機來快速實現(xiàn)，計算機的最顯著的特點就是速度快，恰好彌補了手工查賬的缺陷。再者，設(shè)置了憑證類型，增加了一個輸入項目，會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨立編號，憑證整理保管更為繁瑣。會計軟件提供記賬憑證類型設(shè)置功能更多地是為了適應(yīng)會計人員手工記賬時的習(xí)慣。所以，電算化后，無須理會記賬憑證類型設(shè)置項。 ?